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报税提醒:保存好税务资料或记录

2011-04-05 23:27:48  来源网站: 星岛日报  点击次数:

你想把全年所有可报销抵税的支出或费用充分利用到滴水不漏吗?当税务局查证资料、甚至税务官查你的税时能全身而退吗?或在每年找会计师报税时你想多节省一些费用…,有一个要诀,就是把税务资料记录做好并保存好。

与税务局打交道时,你想报销或抵税的项目都必须有文件来支持,提供支持文件的责任在你的身上,若你拿不出合适的支持文件,税务局依法可以不核准;除非上法庭,那时还要看法官是不是好心站在你这边。

一、维持良好的帐册与记录

不要以为把税表交上去,税务局就已经打发过去了,不是的,税务局要求每一位报税、缴税的人、在加拿大经营企业的人都必须保存良好帐册和记录。当有一天税务局要查阅时,你就得提供相关资料,你的帐册或记录必须让税务局足以用来判断你的税负是多少,所报的金额都需要有原始文件来支持。

确定你保存了所需要的税表上各项目的原始资料,在决定保管那些文件时,想想哪一种文件最能够证实你的税务记录?哪一种的证据愈强,日后被税务局拒绝的机会也愈小。

当你的所得性质不同时,所要保存的资料也不一样,例如:

★ 薪资:T4或payroll stub

★ 投资:T5、T3或买卖契约报表

★ 出售股票、基金:银行给的statement of transaction(交易表)或交割单

★ 租金:租约及各种因出租所发生的支出收据或发票

★ 企业:销货发票、收银机纸带、银行对账单、各项支出或成本的原始凭证

(例如:原始的销货发票或单据)是最好的,若没有原始凭证,而只拿回笼支票(cancelled cheque)或信用卡对账单来证明你有某项支出,税务局往往不会认帐。

二、设立适合你的记录保存系统

你可知道,如果没保存好税务资料或记录,可能会让你平白多缴不少税款。当然最好你知道要留下那些收据和记录,本书内容会让你有更清楚的概念,但当你不是那麽有把握时,宁可将你认为要保存的单据先留下来,日後确定不需要时再销毁,总比把已销毁的单据复原要来得容易。

若你是做生意的人,请参考笔者的另一本书「家庭及小型企业经营篇」第三章,为你详细讨论帐册及单据的设立与保存。若你不是做生意的人,要把你的税务资料整理组织起来并不是那麽困难,可以到文具店买一个档案夹或风琴夹(有很多分类口袋的夹子),或用几个信封也可以,标明各种支出的种类,例如慈善捐献、医疗费用、孩子的体育活动、公车月票等。全年各类的单据分门别类收集好,到了要报税的时候,只要拿出来个别加总起来,填到税表相关的格位。

你可以考虑依照税表中各类的表格,如租金、资本利得或自雇所得来组织排列。若你的申报内容不太复杂,一年设一个档就可以了。不论你是自己报税或是找专业报税,手填税表或上网申填报,税表送件出去以後,一定要记得留一份复本存底,并将税务局寄来的评税通知一并放在同一个档案夹内,以备日後查考。

三、税务记录要保存多久?

税务局的答案是六年。帐册或单据需保存於你在加拿大境内的住宅或营业场所,当税务局要求查阅时,你必须拿得出来。

即使过了六年,税务局已不能再追溯了(除非他们怀疑你逃漏税!果真如此,麻烦就大了!),若你仍拥有那个资产,购货单据或投资报表就不能丢,因为日後若发生事故要保险公司理赔,或出售时你必须有它才能证明你的产权。而且你日後报税,要计算资本利得或损失时,也需要有这些单据来证明当初取得资产时的成本额。

★ 查税的时候,税务局会要求你将查税各年度(通常是两年)的银行对帐单(或存摺)及信用卡帐单都给查税官,所以近年(至少以往三年)的这些对帐单最好别丢了。若你丢了或销毁了,一旦查税就需要向银行申请一份新的,费时又费钱。除了做好保存工作,你银行对帐单上的每笔存入款项,最好能有一些说明记录。而若有店汇钱进来,最好保留汇款单。

你可知道,如果没保存好税务资料或记录,可能会让你平白多缴不少税款。当然最好你知道要留下那些收据和记录,本书内容会让你有更清楚的概念,但当你不是那麽有把握时,宁可将你认为要保存的单据先留下来,日後确定不需要时再销毁,总比把已销毁的单据复原要来得容易。

若你是做生意的人,请参考笔者的另一本书「家庭及小型企业经营篇」第三章,为你详细讨论帐册及单据的设立与保存。若你不是做生意的人,要把你的税务资料整理组织起来并不是那麽困难,可以到文具店买一个档案夹或风琴夹(有很多分类口袋的夹子),或用几个信封也可以,标明各种支出的种类,例如慈善捐献、医疗费用、孩子的体育活动、公车月票等。全年各类的单据分门别类收集好,到了要报税的时候,只要拿出来个别加总起来,填到税表相关的格位。

你可以考虑依照税表中各类的表格,如租金、资本利得或自雇所得来组织排列。若你的申报内容不太复杂,一年设一个档就可以了。不论你是自己报税或是找专业报税,手填税表或上网申填报,税表送件出去以後,一定要记得留一份复本存底,并将税务局寄来的评税通知一并放在同一个档案夹内,以备日后查考。

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